بزنید و سپس افزودن به صفحه اصلی
بزنید و سپس افزودن به صفحه اصلی
ضبط مکالمات با استفاده از ویپ
مرکز تماس ویپ به دلیل ارائه امکانات گسترده و جذاب به شرکت‌ها و سازمان‌ها به محبوبیت بسیار زیادی دست یافته است. یکی از این امکانات پرکاربرد قابلیت ضبط مکالمات است.
ضبط تماس یکی از مهم‌ترین موضوعات در هر کسب و کاری است. این موضوع در آموزش، پیگیری روابط با مشتری و بسیاری از مواد دیگر می‌تواند مفید واقع شود. شما ممکن است بخواهید در زندگی خصوصی خود تماس‌هایی را ضبط کنید. ممکن است بخواهید مکالمات خاصی را که با خانواده، دوستان و افراد مهم دارید، برای همیشه نگه دارید و یا ممکن است یکی از یک هزاران دلیل شخصی را برای ضبط تماس تلفنی را داشته باشید.
پیشنهاد ما به شما:
ذخیره تماس یکی از ویژگی‌های ویپ است که به سازمان‌هایی که از تلفن سازمانی استفاده می‌کنند امکان می‌دهد تماس‌های ورودی و خروجی را ضبط کنند. این امر به ویژه برای تیم‌های فروش و پشتیبانی که وقت زیادی را در حال مکالمه تلفن می‌گذرانند، برای مدیران و آینده‌نگری‌های سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. همچنین امکان ذخیره و بررسی تماس‌های ضبط شده برای اهداف نظارتی مفید است.
ضبط تماس به شما امکان می‌دهد مهارت‌های کار با تلفن کارمندان خود را تجزیه و تحلیل کنید. گوش دادن به آن تماس‌ها به طور منظم به شما امکان می‌دهد تصویری از نحوه تعامل با مشتری ایجاد کنید.
انواع ضبط مکالمات در ویپ
روش اول
- استفاده از خدمات ویپ
در این روش سیستم‌های اصلی ارائه‌دهنده ویپ در محل شرکت ارائه‌دهنده خدمات مستقر است و شما از طریق شبکه وب به آن شرکت متصل می‌شوید. پس تجهیزات ضبط مکالمات نیز در آن شرکت قرار دارند. دستگاه ضبط مکالمات و سرورهای ضبط مکالمات همگی در محل آن شرکت قرار دارند. بعضی از شرکت‌های حدود یک گیگابایت فضا به صورت مجانی به مشتریان خود اختصاص می‌دهند. بقیه شرکت‌ها نیز فقط در صورت پرداخت هزینه مکالمات شما را ضبط می‌کنند.
روش دوم
- نرمافزارهای ضبط مکالمات
در سیستم‌های مبتنی بر نرم‌افزار، نرم‌افزار ضبط مکالمات روی کامپیونر و یا سرور خودتان نصب می‌شود. این نرمافزارهای نه تنها می‌توانند تماس‌های شما را ضبط کنند بلکه تماس‌هایی که از طریق نرم‌افزارهایی مانند اسکایپ، گوگل تاک، گوگل هنگ اوت و غیره انجام می‌شوند را نیز ضبط می‌کنند. این نرم‌افزارها هر صدایی را که از کارت صوتی کامپیوتر شما عبور می‌کند را ضبط می‌کنند.
روش سوم
- سخت‌افزار ضبط مکالمات
در سیستم‌های مبتنی بر سخت‌افزار، دستگاه ضبط مکالمات که معمولا قابلیت نصب در رک (Rack Mount) را دارد در مسیر تجهیزات ویپ نصب می‌شود. این دستگاه از طریق کابل شبکه به دیگر تجهیزات موجود متصل می‌شود. کاری که این دستگاه انجام می‌دهد “گوش دادن به پورت” است. به این معنی که به داده‌هایی که از یک پورت خاص در شبکه عبور می‌کنند دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را ذخیره می‌کند. به دلایل امنیتی در فایروال‌ها، تماس‌های ویپ فقط از طریق یک پورت انتقال داده می‌شوند. بنابراین دستگاه ضبط مکالمات پورت مخصوص ویپ را گوش داده و اطلاعاتی که از آن عبور می‌کند را ذخیره می‌کند.
نحوه‌ی کارکرد سیستم ضبط مکالمات در ویپ
سیستم‌های ضبط مکالمات در حال تبدیل شدن به بخش جدایی‌ناپذیر و ضروری کسب و کارها هستند. قوانین موجود مؤسسه‌های مالی را مجبور می‌کنند تا اطلاعات تجاری خود را قابل جستجو و پیگیری کنند. بسیاری از شرکت‌هایی که ارتباطی با مبحث مالی ندارند نیز برای محافظت از خود و مشتریان خود تماس‌های خود را ضبط می‌کنند.
برای ضبط مکالمات ویپ سه روش وجود دارد:
- استفاده از خدمات ویپ است که سایر شرکت‌ها ارائه می‌دهند.
- استفاده از نرمافزارهای ضبط مکالمات است که روی یک کامپیوتر نصب شده و مکالمات را ضبط می‌کند.
- استفاده از دستگاه مخصوص ضبط مکالمات است که در مسیر خطوط ویپ قرار گرفته و تمامی اطلاعات ویپ را ذخیره می‌کنند.
فعال‌سازی ضبط مکالمات در ویپ
فعال‌سازی ضبط مکالمات به چند روش انجام می‌شود:
تماس‌ها را می‌توان به صورت تکی ضبط کرد. برای این کار در قبل از شروع مکالمه و یا در حین شروع مکالمه ضبط مکالمه فعال می‌شود. اینکار معمولاً با شماره‌گیری کلید ستاره و یک شماره خاص انجام می‌گیرد. به همین طریق می‌توان ضبط مکالمه را متوقف نیز کرد. روش دیگر استفاده از تکنیک “نگاه به عقب (Look Back)” است. در این روش حتی اگر به صورت دستی ضبط مکالمات فعال نشده باشد و یا بعد از شروع مکالمه دستور ضبط ارسال شده باشد، باز هم تمام مکالمات ضبط می‌شوند. این روش در مواقعی که نمی‌دانید ممکن است مکالمه مهمی داشته باشید بسیار مهم است.
زمانی که مکالمات ضبط شدند، باید امکان پخش آن‌ها وجود داشته باشد. تماس‌ها نیز مانند موزیک می‌توانند با فرمت‌های مختلف ضبط شده و یا به راحتی به فرمت‌های مختلف تبدیل شوند. البته در بیشتر سیستم‌های ضبط مکالمات فایل‌ها با فرمت wav ذخیره می‌شوند و در صورت لزوم به سایر فرمت‌ها تبدیل می‌شوند. باز هم مانند فایل‌های موزیک امکان ضمیمه کردن اطلاعات مهم به فایل‌ها وجود دارد و بعضی از اطلاعات به صورت خودکار ضمیمه می‌شوند. اطلاعاتی از قبیل شماره تماس و زمان تماس.
مزایای ضبط مکالمات توسط ویپ
- باعث ایجاد مکالماتی آگاهانه و حرفه‌ای می‌شود:
با مجهز بودن شرکت به سیستم ضبط مکالمات دیگر مکالماتی توهین‌آمیز و غیر حرفه‌ای وجود نخواهد داشت.
زمانی که شرکت با مشتریان تماس می‌گیرد در ابتدا مشتری را از این موضوع آگاه می‌سازد که تمام مکالمات آن‌ها ضبط خواهد شد.
با این کار مشتری و کارشناس از گفتن جملات توهین‌آمیز یا غیر حرفه‌ای خودداری خواهند کرد. در نتیجه مکالمه به طور حرفه‌ای و موفق پیش خواهد رفت.
- ذخیره مکالمات در دیتاها
تمام مکالمات تلفنی در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شوند، این قابلیت سبب می‌شود که مدیران در هر زمان یا مکانی که هستند با گوشی همراه خود و یا با استفاده از لپ تاپ یا کامپیوتر به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
- امکان پخش مکالمات به طور زنده برای مدیران
نرم‌افزار ویپ این امکان را برای مدیران فراهم آورده است:
مکالمات مورد نظر را به طور آنلاین گوش دهند و در صورت لزوم به آن‌ها تذکرات لازم را در آن لحظه بدهند.
- دیگر نگران فراموش کردن محتوای مکالمات نباشید.
ممکن است کارشناسان پس از مدتی محتوای مکالمات تلفنی خود با مشتریان را فراموش کنند. این موضوع سبب می‌شود آن مشتری را از دست بدهند. اما با مجهز بودن شرکت به نرم‌افزار ضبط مکالمات دیگر نگران این موضوع نباشید.
مزایای ضبط مکالمات توسط ویپ در روابط داخلی و خارجی
- ویپ و تماس بین المللی
- نرم‌افزار ویپ و گزارشات کاربردی
- کارایی ویپ در موبایل و فکس
- خدمات ویپ در شرکت‌ها
- دایورت کردن روی موبایل توسط ویپ
شما می‌توانید برای فعالیت‌هایی همچون:
- مشاوره رایگان درمورد ویپ
- نصب و راه‌اندازی سیستم تلفنی ویپ
- نصب و فروش و راه‌اندازی گوشی تلفن‌های ویپ
- امکانات ویپ نظیر ضبط مکالمات، نظرسنجی و …
با همکاران مجرب ما در شرکت سانا ارتباط پردیس تماس بگیرید.
بدون نظر