تلفن گویا چیست؟ تلفن گویا خط ثابت چیست؟ آیا تلفن گویا برای موبایل نیز قابل استفاده است؟  اگر به دنبال پاسخ چنین سوالاتی هستید حتما تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

تلفن گویا چیست؟

تلفن گویا در واقع یک فناوری است که برای پاسخگویی خودکار به تماس‌ها (IVR) استفاده میشود. با استفاده از IVR، تلفن گویا می‌تواند به صورت خودکار به تماس‌های ورودی پاسخ دهد و کاربران را به بخش‌های مختلفی از سازمان هدایت کند. این ویژگی  به بهبود تجربه کاربری و کارایی سازمان بسیار کمک می کند.

بسیاری از افراد تلفن های گویا را به عنوان “سیستم صدای ضبط شده” می‌شناسند که با فشردن کلید، مخاطب را به بخش‌های مختلف هدایت می‌کند. تلفن های گویا معمولا در مراکز تماس استفاده می‌شوند و امکان مسیریابی سریع را فراهم می‌کنند. بیشتر کسب و کارها برای هدایت صحیح و سریع مشتریان از این ابزار استفاده می‌کنند.

تلفن گویا خط ثابت چیست؟

اغلب تلفن های گویا بر روی خطوط ثابت فعال میشوند. اما برخی از خطوط ابری برای این کار استفاده میکنند. در واقع تفاوتی از لحاظ نوع خدمات وجود ندارد و تنها خطوط متفاوت هستند.

مزایای تلفن گویا

این فناوری مزایای بسیار زیادی برای سازمان ها دارد، که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره نمود.

کاهش هزینه ها: همانطور که میدانید با استفاده از فناوری تلفن گویا دیگر نیازی به منشی برای پاسخگویی  تمام تماس ها وجود ندارد و بدین صورت در هزینه ها صرفه جویی خواهد شد. علاوه بر این مورد  اگر به جای استفاده از خطوط ثابت از سرویس های ابری نیز استفاده شود، هزینه ها بسیار کاهش خواهند یافت.

پاسخگویی سریع تر: اگر فردی با یک مرکز تماس بگیرد و در مورد مشکل خود توضیح دهد، سپس اوپراتور تماس او را به داخلی مورد نظر ارجاع دهد قطعا زمان زیادی تلف خواهد شد. اما در صورت وجود تلفن گویا، شخص با شنیدن نام قسمت های موجود در سازمان، به بخش مربوطه هدایت میشود و انتقال تماس در کمترین زمان اتفاق می افتد و قطعا تماس گیرنده در این حالت رضایت بیشتری نیز خواهد داشت و در صورت نیاز به طور مجدد تماس خواهد گرفت. همچنین باید در نظر داشت که در این حالت دیگر مشتریان پشت خطوط اشغال منتظر نخواهند ماند و بلافاصله پس از تماس، منشی گویا به تماس ها پاسخ خواهد داد.

افزایش بهره وری: با  وجود منشی تلفنی، دیگر اوپراتورها مجبور به پاسخگویی سوالات تکراری نیستند و قطعا پاسخگویی ها منعطف تر خواهد بود. بنابراین کارمندان میتوانند در بخش های دیگر مشغول به کار شوند.

دریافت تمامی تماس ها: یکی دیگر از مزایای تلفن گویا این است که امکان هدایت تماس مشتریان برروی تلفن همراه و یا تلفن ثابت در محلی دیگر وجود دارد. بنابراین با چنین قابلیتی حتی در زمان هایی که در مجموعه شما ساعات کاری به اتمام رسیده، تماسی از دست نخواهد رفت و حتی خود شما به عنوان مدیر مجموعه نیز میتوانید پاسخگوی تماس های مشتریان خود باشید بدون آنکه آنها متوجه شوند. بنابراین با فعال سازی تلفن گویا شرایطی فراهم میشود تا در زمان استراحت، تعطیلات و… تماسی از دست نرود.

قابلیت استفاده از منشی گویا در داخلی ها: شاید تصور کنید که منشی گویا تنها برای اتصال و هدایت تماس گیرندگان است، اما می توان به جای قرار دادن آن در ابتدای تماس، آن را در انتهای تماس  قرار داد. بدین معنا که در صورتی که خطوط اشغال باشند از تماس گیرنده در خواست شود که بردباری بیشتری برای پاسخگویی داشته باشد و تعداد افراد جلوتر در صف تماس را اعلام کند.

نحوه راه اندازی تلفن گویا

در حالت کلی و عمومی شما برای راه اندازی تلفن گویا، به یک سیستم ویپ نیازمند هستید. شما میتوانید به صورت نرم افزاری و سخت افزاری این سیستم ها را پیاده سازی نمایید. (در مورد نحوه راه اندازی این سیستم در مقاله راه اندازی ویپ به طور کامل صحبت نموده ایم). سیستم ویپ امکانات بسیار زیادی دارد که یکی از آنها تلفن گویا می باشد.

اما راه دیگری نیز برای راه اندازی تلفن گویا وجود دارد. شما میتوانید از طریق تلفن گویا مجازی به یک منشی گویا دست پیدا کنید.

چه کارهایی میتوان از طریق تلفن گویا انجام داد؟

1. راه اندازی سرویس نوبت دهی: یکی از قابلیت های جذاب سیستم تلفن گویا، استفاده از قابلیت نوبت دهی می باشد. درمانگاه ها، کلینیک ها، بیمارستان ها و… میتوانند برای رزرو نوبت از این سیستم استفاده کنند تا افراد بتوانند در کمترین زمان نوبت بگیرند. درست است که در حال حاضر تمام مراکز درمانی از سیستم نوبت دهی آنلاین استفاده میکنند، اما قطعا تمام افراد نمیتوانند به راحتی از اینترنت استفاده کنند و دریافت نوبت از طریق تلفن برای آنها ساده تر خواهد بود.
2. راه اندازی قابلیت انتقادات و پیشنهادات: با ایجاد یک صندوق انتقادات در تلفن گویای خود میتوانید این امکان را کاربران بدهید که بتوانند نظرات، شکایات و مشکلات خود را با شما در میان بگذارند.
3. پیاده سازی سرویس درخواست و پیگیری: یکی دیگر از قابلیت هایی که امکان پیاده سازی آن توسط تلفن گویا وجود دارد، دریافت درخواست های تماس گیرندگان به صورت پیام صوتی می باشد که دارای یک کد پیگیری می باشد.  اگر بخواهیم این ثابلیت را با یک مثال معرفی نماییم باید بگوییم در صورتی که یک سازمان قصد دارد سؤالات مخاطبین خود را در مورد یک برنامه دریافت کند و به سؤالات آنها پاسخ دهد. در این حالت، مخاطب تماس گرفته و سوال خود را مطرح میکند و در انتها یک کد پیگیری دریافت میکند و در انتها گفته میشود که 24 ساعت بعد، جهت پاسخگویی تماس بگیرید. در این فاصله کارمند بخش مربوطه پیام را دریافت نموده و پیام صوتی را در جواب سوال مخاطب ضبط میکند و زمانی که مخاطب تماس برقرار کرد میتواند پاسخ سوال خود را دریافت نماید.( به دلیل طولانی بودن روند کار، بسیاری از سازمان ها از این قابلیت استفاده نمیکنند)

حال که در مورد تمام موارد مربوط به تلفن گویا صحبت نمودیم، بهتر است کمی در مورد تلفن گویای موبایل صحبت نماییم. تلفن گویا برای موبایل یا VoIP بر روی تلفن همراه، به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق اینترنت برای برقراری تماس‌های صوتی و تصویری استفاده کنند. این فناوری به شما امکان می‌دهد تا از طریق اتصال به اینترنت، به جای استفاده از شبکه تلفن همراه سنتی، تماس‌های خود را برقرار کنید.

با استفاده از تلفن گویا برای موبایل، کاربران می‌توانند از مزایایی مانند کاهش هزینه‌های تماس، امکانات پیشرفته مانند تماس ویدئویی، امکان انتقال تماس بین دستگاه‌ها، امکانات مدیریت تماس و … بهره‌مند شوند.

از آنجایی که تلفن گویا برای موبایل به صورت دیجیتال انتقال می‌یابد، می‌تواند به کاربران امکان ارائه خدمات پیشرفته‌تری مانند تماس ویدئویی، مکالمات چند نفره، انتقال تصویر و … را فراهم کند. این فناوری به کاربران امکان می‌دهد تا به صورت موثرتری با دوستان، خانواده یا همکاران خود ارتباط برقرار کنند و از امکانات پیشرفته تلفن گویا برای بهبود کارایی و ارتباطاتشان استفاده کنند.