اشتباهات رایج در استفاده از VOIP
اشتباهات رایج در استفاده از VOIP
مقدمه:
اشتباهات رایج در استفاده از VOIP برای تلفن ثابت ویپ یا Voice over IP تکنولوژی انتقال صدا روی بستر شبکه است که امکان انتقال هم‌زمان مکالمات تلفنی بر روی شبکه دیتا را روی بستر شبکه IP فراهم می‌آورد. ویپ روشی برای تبدیل سیگنال‌های آنالوگ صوت به داده‌های دیجیتال است که از طریق اینترنت منتقل می‌شوند. تکنولوژی VOIP موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش کارایی و پویایی کسب‌وکارها در هر اندازه‌‌ی می‌شود.
سرویس VOIP مبتنی بر تکنولوژی نسبتاً ساده و مشخصی است بنابراین تغییر سرویس تلفن سازمانی از سرویس تلفن سنتی (PSTN) به ویپ نباید چالش‌برانگیز باشد ولی به دلیل تعدد ارائه‌دهندگان این سرویس و محبوبیت رو به رشد این فن‌آوری، مشتریان ویپ ممکن است در انتخاب ارائه‌دهنده این سرویس دچار مشکل شوند.
در این نوشته، ۸ اشتباهات رایج که کسب‌وکارها و سازمان‌ها در مرحله‌ی انتخاب نوع و ارائه‌دهنده سرویس تلفن سازمانی ویپ انجام می‌دهند بررسی خواهیم کرد. با آگاهی از اینکه چرا این اشتباهات رخ می‌دهند، می‌توان به‌راحتی روش‌های ارتباطی کسب‌وکارها را ارتقا داد.
انتخاب نوع سرویس برای VOIP
به‌طورکلی می‌توان ویپ را به سرویس میزبانی شده و غیر میزبانی شده توسط ارائه‌دهنده سرویس تقسیم کرد. این دو نوع سرویس تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند اما مهم‌ترین عاملی که باید در نظر گرفته شود بودجه‌ای است که کسب‌وکار برای راه‌اندازی سرویس تلفن در نظر گرفته‌اند.
- اگر سیستم تلفن Hosted PBX را انتخاب نمایید، تمام مسئولیت راه‌اندازی، حفظ و نگهداری سرویس بر عهده‌ی ارائه‌دهنده‌ی سرویس است و مشترک هیچ‌گونه مسئولیتی ندارد.
- اگر سیستم تلفن SIP Trunk را انتخاب نمایید، کسب‌وکار مسئول خرید، پیاده‌سازی و حفظ فن‌آوری VOIP است و ارائه‌کننده‌ی سرویس فقط سر شماره را به مشترک ارائه خواهد داد.
چه زمانی از سرویس SIP Trunk استفاده کنید:
- باید در محل شرکت سرور، تجهیزات و سخت‌افزار مربوط به ویپ وجود داشته باشد.
- متخصص ویپ در محل شرکت حاضر باشد.
- رشد یا تغییرات در تعداد کارمندان در طول زمان پیش‌بینی‌شده باشد.
چه زمانی از سرویس Hosted PBX استفاده کنید:
- خرید سخت‌افزار و تجهیزات مقدور نیست.
- کسب‌وکار در حال رشد و توسعه است.
- برای انجام ارزیابی ترافیک داده و اولویت‌بندی به پشتیبانی نیاز دارید.
- کارمندانی به‌صورت دور کار در مجموعه به فعالیت می‌پردازند.
ارزیابی نادرست میزان پهنای باند
کسب‌وکارها نباید میزان پهنای باند موردنیاز برای پشتیبانی از VOIP را دست‌کم بگیرند، به‌خصوص اگر حجم مکالمه‌ها متغیر باشد. خرید پهنای باند مختص ویپ می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها برای کسب‌وکار شود، اما کمبود پهنای باند می‌تواند به موارد زیر منجر شود:
- ناپایداری سرویس تلفن
- افت سرعت اینترنت
- کیفیت صدای ضعیف تماس‌های صوتی
قبل از خرید سرویس تلفن سازمانی میزان پهنای باند موردنیاز باید به‌صورت دقیق تخمین زده شود.
انتخاب نادرست ارائه‌دهنده سرویس ویپ
امروزه هیچ شرکتی نمی‌توانند بدون ارتباط تلفنی یا اینترنتی کار کند. قطعی سرویس تلفن می‌تواند تأثیرات زیادی روی بهره‌وری کارمندان و تصویر کسب‌وکار در ذهن عموم داشته باشد. از ارائه‌دهنده‌ای سرویس VOIP دریافت نمایید که تداوم سرویس را با ارائه‌ی SLA (تفاهم‌نامه کیفی سطح خدمات) تضمین نماید.
در نظر نگرفتن حفظ امنیت اطلاعات
اسپمینگ، فیشینگ، ضبط صدا و …. ممکن است برای روی هر سرویس VOIP اتفاق بیفتد. هر کسب‌وکار ابتدا باید اقدامات لازم جهت حفظ امنیت ارتباط اینترنت خود را انجام دهد و همچنین با ارائه‌دهنده‌ای همکاری نماید که امنیت سرور‌های خود و سرویس‌های تلفنی که ارائه می‌دهد، را تضمین نماید.
پیش‌بینی هزینه‌های پنهان
معمولاً در خرید سرویس VOIP، ارزان‌ترین ارائه‌دهنده بدترین ارائه‌دهنده نیز هست، نه‌تنها خرید سرویس ویپ قیمت پایین یک ریسک بزرگ به حساب می‌آید بلکه ممکن است هزینه‌ی اولیه را نیز دقیق اعلام نکنند و هزینه‌هایی مانند دریافت مجوز، نصب نرم‌افزار، اقدام‌های امنیتی را جداگانه از مشترک دریافت نمایند.
قبل از امضای قرارداد، کل هزینه باید برآورد و با ارائه‌دهنده چک شود. همچنین سابقه پیگیری کیفیت فروشنده نیز ارزیابی گردد.
توجه به QoS یا سرویس کیفیت خدمات
QoS تضمین می‌کند که ترافیک بسته‌ای برای یک ارتباط صوتی یا در هر ارتباط رسانه‌ای به دلیل ازدحام دچار تأخیر نمی‌شود یا کیفیت خدمات ارائه‌شده افت نمی‌کند. اگر QoS را مبنایی برای انتخاب ارائه‌دهنده‌ی VOIP قرار بگیرد، قطعاً مناسب‌ترین ارائه‌دهنده سرویس ویپ برای همکاری انتخاب خواهد شد.
همکاری با ارائه‌دهنده‌ای که به‌صورت تخصصی با کسب‌وکارها همکاری می‌کند
بسیاری از فروشندگان سرویس VOIP، می‌توانند به‌طور قابل‌توجهی در قیمت و کیفیت دارای محدودیت باشند. ارائه‌دهنده‌ای برای دریافت خدمات صوتی انتخاب نمایید که تجربه‌ی گسترده و یک سابقه قوی از رضایت مشترکین سازمانی، در رزومه‌ی خود داشته باشد.
باید اطمینان حاصل شود که ارائه‌دهنده سرویس بعد از ساعت کاری به‌صورت ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته در دسترس است و در صورت بروز شرایط اضطراری به عیب‌یابی و رفع مشکلات می‌پردازد.
انتخاب نادرست تلفن و هدست مناسب
تفاوت‌های قابل‌توجهی در میان IP Phone ها وجود دارد. هر کسب‌وکار می‌تواند از نام برند، گزینه‌های عمومی و تلفن‌های ابتدایی تا بسیار پیچیده را انتخاب کند.
Yealink
یلینک را می‌توان بهترین و باکیفیت‌ترین برند درزمینه‌ی تولید تلفن‌های تحت شبکه (IP Phone) دانست.
تلفن‌های تحت شبکه (IP Phone) گرند استریم از کیفیت بالایی برخوردارند و از نظر قیمت در رده برندهای متوسط بازار قرار می‌گیرد.
Newrock
تلفن‌های تحت شبکه (IP Phone) نیوراک که می‌توان آن را در دو Server مجزا رجیستر کرد.
در صورتی که شرکت مقدور به خرید IP Phones نباشد می‌تواند از دستگاه ATA و یا هدست استفاده نماید.
شرکت سانا ارتباط پردیس با بیش از ۱۰ سال سابقه‌ی ارائه‌ی سرویس‌های ارتباطی به شرکت‌ها و سازمان‌ها، خدمات VOIP (تلفن ثابت سازمانی) خود را با دو راهکار نکسفون پرو (Hosted PBX) و نکسفون پرایم (SIP Trunk) به کسب‌وکارها ارائه کرده است.