سوالات متداول

1.      ویپ چیست ؟

به طور خلاصه، VoIP یا Voice Over IP، تکنولوژی انتقال صدا روی بستر شبکه است که امکان برقراری تماس های تلفنی را روی بستر شبکه IP فراهم می آورد.

تا ۳۰ سال پیش واژه ای به نام اینترنت وجود نداشت و ارتباط محاوره ای تنها از طریق شبکه عمومی تلفن (PSTN) امکان پذیر بود. همچنین ارسال داده به ویژه در فواصل دور هزینه ی بسیاری به دنبال داشت؛ اما در طی چند سال گذشته شاهد پدیده هایی جذاب بوده‌ایم؛ گسترش رایانه‌ های شخصی، فناوری‌ های جدید ارتباطی همچون تلفن های سلولی و بالاخره شبکه گسترده اینترنت.

نسل جدید ارتباطات از طریق چت و پست الکترونیکی برقرار شد و تجارت در سایه ی وب تولدی دوباره یافت. حال ما شاهد انقلابی واقعی در جهان ارتباطات هستیم. افراد با استفاده از رایانه شخصی یا تلفن همراه و اینترنت به امور کاری خویش می پردازند و یا بیشتر اوقات فراغت خود را در این دنیای بی کران سپری می‌کنند. تبادل اطلاعات (تصویر، صدا و مستندات) را به راحتی انجام می‌ دهند و با استفاده از نرم افزارهای کاربردی از طریق اینترنت به گفتگو با یکدیگر می‌پردازند. تمامی این مسایل، امروزه در سایه یک تکنولوژی انجام می شود که گسترش روز افزونش تمامی ارتباطات را تحت الشعاع قرار داده و آن تکنولوژی VoIP است.

2.      مزایای سیستم تلفنی ویپ ( VOIP ) برای کسب و کارها چیست ؟

کاهش هزینه های سازمانی :

آنچه به عنوان پایه یک سیستم تلفنی و یا سانترال ها همواره مورد نظر بوده ، برقراری ارتباط داخلی میان کارمندان و پرسنل شرکت ها است که سیستم تلفنی VOIP با برخورداری از قابلیت های ویژه به نحو احسن این وظیفه را انجام می دهد. این سیستم نه تنها ارتباط داخلی را میان کارمندان داخل شرکت ، که حتی میان کارمندانی که در خارج از شرکت هستند به خوبی برقرار می کند. این دستاورد بزرگ که امروزه با عنوان دورکاری مورد استقبال کسب و کارهای گوناگون قرار گرفته است از مهمترین مزایای سیستم تلفنی ویپ بوده که در ابعاد گوناگون کاهش هزینه های سازمان ها نظیر کاهش هزینه های دفتر کار ، کاهش هزینه های لوازم و وسایل دفتری ، کاهش هزینه های مربوط به قبوض برق و … را به دنبال خواهد داشت. از دیگر مزایای این سیستم که سبب کاهش هزینه های سازمان ها می گردد ، امکان برقراری ارتباط داخلی بین شعب و دفاتر یک سازمان در نقاط مختلف یک شهر ، کشور و دنیا می باشد که به راحتی و بدون پرداخت هزینه تلفنی میتوانند با یکدیگر مکالمه تلفنی برقرار کنند.

افزایش رضاتمندی مشتریان :

یکی از شعارهای هر سازمان ، نهاد و شرکتی از دیرباز جلب و افزایش رضایتمندی مشتریان خود بوده است. چیزی که سیستم تلفنی VOIP با امکانات نرم افزاری خود به خوبی توانسته در کسب آن ایفای نقش کند. به تکرار برای هر یک از ما اتفاق افتاده که با مجموعه ای به دفعات مختلف تماس گرفته ایم و هر بار با بوق اشغال مواجه شده ایم. این موضوع دقیقا تاثیر بسیاری زیادی در کاهش رضایتمندی مشتریان و افزایش نارضایتی خواهد داشت. مسئله ای که در شرکت های خدماتی خود را به وضوح نمایان خواهد کرد و عواقب خطرناکی از جمله کاهش فروش و طبیعتا ضرهای مالی جبران ناپذیر را برای یک سازمان به دنبال خواهد داشت. سیستم تلفنی ویپ با برخورداری از امکانات مختلف و در راس آنها پیاده سازی مرکز تماس و قابلیت صف انتظار تماس به خوبی می تواند تماس های ورودی و در اصل تماس های مشتریان و مخاطبین را مدیریت کرده و با توجه به تعداد پرسنل پاسخگویی ، آنها را در صف انتظار قرار داده و با در مدت زمانی معین آنها را به اپراتور پاسخگویی آزاد وصل کند و در این بین آنها را با پخش موزیک و یا پیام های تبلیغاتی سرگرم کند. موضوعی که رضایتمندی مشتریان را تا حد بسیار زیادی در مرحله تماس با مجموعه و دریافت خدمات تلفنی جلب می کند.

نظارت بر عملکرد کارمندان :

نظارت بر عملکرد کارمندان و پرسنل در یک شرکت کوچک تا سازمان های بزرگ از مهمترین وظایف و البت دغدغه های مدیران سازمان ها و شرکت هاست. واحد های گوناگون یک سازمان که بیشترین وظایف آنها تماس با مشتریان و یا پاسخگویی به مشتریان و تماس گیرندگان است همواره در نوک پیکانی هستند که معرف شرکت و سازمان می باشند. نحوه پاسخگویی و ارائه خدمات به آنها نقش بسیار مهمی در پیشرفت سازمان و افزایش فروش و نهایتا رضایتمندی و وفاداری مشتریان خواهد داشت. سیستم تلفنی VOIP ابزاری قدرتمند در اختیار مدیران و صاحبان مشاغل قرار داده تا بتوانند به صورت لحظه ای تماس های کارمندان خود را رصد کنند ، کلی مکالمات را ضبط و ذخیره کنند ، به تماس آنها به لحظه ارتباط با مشتریان ورود کنند و با گزارش گیری از تماس های سازمان به تفکیک واحد ها ، داخلی ها ، تاریخ و ساعت تماس ها از روند فعالیت انها مطلع شوند. نتیجه این گزارشات می تواند در آموزش کارمندان ، کنترل پرسنل ، کاهش هزینه قبوض تلفن و افزایش رضایتمندی مشتریان نقش مهم و اساسی داشته باشد.

سهولت و بهود کیفیت در ارتباطات :

از دیگر مزایای سیستم تلفنی ویپ که کاملا محسوس است افزایش کیفیت در ارتباطات تلفنی نسب به سانترال های آنالوگ می باشد. صدا در سیستم تلفنی ویپ از طریق شبکه منتقل می شود و کیفیت بسیار بالایی خواهد داشد. این سیستم تلفنی ها به خوبی امکان برقراری کنفرانس های صوتی و تصویری را فراهم می کنند. افراد در فواصل جغرافیایی مختلف به راحتی می توانند با یکدیگر کنفرانس های صوتی و تصویری برقرار کنند و به واسه این قابلیت جلسات خود را از راه دور برگزار کنند. دستاوردی که دغدغه بسیاری از مدیران سازمان ها را برطرف می کند تا در کوتاه ترین زمان و به راحتی جلسه ای را برگزار کرده و برنامه های کاری خود را پیش برند

3. مهمترین امکانات و قابلیت های سیستم تلفنی ویپ چیست؟

🔸 امکان ایجاد داخلی تلفنی به تعداد نامحدود و با توجه به نیاز مجموعه

🔸 امکان ضبط کلیه مکالمات تلفنی

🔸 امکان گزارش گیری از تماس های تلفنی با به تفکیک و با جزئیات تاریخ ، ساعات تماس ها ، افراد تماس گیرنده و یا افراد پاسخگو

🔸 امکان ایجاد داخلی تلفنی بر روی تلفن همراه

🔸 یکپارچه سازی سیستم تلفنی ویپ با انواع نرم افزارها نظیر حسابداری و CRM

🔸 قابلیت صف انتظار تماس با امکان اعمال تنظیمات متنوع

🔸 پشتیبانی از کلیه خطوط تلفنی نظیر خطوط شهری آنالوگ ، سیپ ترانک ، سیپ فون ، E1

🔸 امکان برقراری ارتباط داخلی بین دفاتر و شعب مختلف یک مجموعه در سراسر دنیا

🔸 قابلیت ایجاد کنفرانس های تلفنی و تصویری

🔸 امکان ساخت و ایجاد تلفن گویا ( IVR ) بدون محدودیت و به تعداد دلخواه

🔸 اعمال محدودیت های زمانی برای تماس ها

🔸 و بسیاری امکانات و قابلیت های کاربردی دیگر نظیر فکس نرم افزاری ، پیجینگ ، WebRTC ، Click To Call ، Popup تماس ها ، Follow Me و … که تفاوت سانترال و ویپ را مشخص می کنند.

در این میان یکی از مهمترین معایبی که به سیستم تلفنی های تحت شبکه ویپ گرفته می شود نیازمندی صد در صدی به برق می باشد. هر چند در سانترال های آنالوگ نیز به همین گونه است اما در سیستم تلفنی VOIP به دلیل تنوع سخت افزارهای درگیر در سیستم نظیر سرور کامپیوتری ، گوشی های تلفن تحت شبکه ، سوئیچ های شبکه ، انواع گیت وی ها ، روتر ها و مودم ها ای موضوع از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و استفاد از UPS لازم است.

4.      هزینه راه اندازی ویپ ( VOIP )چقدر است ؟

به صورت کلی هزینه راه اندازی ویپ و یک سیستم تلفنی تحت شبکه شامل ۳ مورد زیر می شود :

• هزینه آماده سازی زیرساخت شبکه کامپیوتری مورد نیاز
• هزینه پیاده سازی سیستم تلفنی ( نرم افزار و سخت افزار(
• هزینه پشتیبانی سیستم تلفنی پس از پیاده سازی

برای برآورد هزینه راه اندازی سیستم تلفنی VOIP باید موارد زیر را بررسی و در خصوص آنها تصمیم گیری کنید :

• تعیین خطوط تلفنی شهری ، نوع و تعداد خطوط به منظور انتخاب مودم ، روتر و یا گیت وی مورد نیاز برای برقراری ارتباط خطوط با سیستم تلفنی
• تعیین تعداد داخلی های مورد نیاز و انتخاب گوشی های تلفن تحت شبکه و یا هدست به تعداد داخلی ها برای کاربران
• تعیین قابلیت ها و امکانات مورد نیاز در سیستم تلفنی جهت انتخاب دستگاه IPPBX سخت افزاری ( نظیر دستگاه های تولید شده توسط برندهایی مانند گرنداستریم ، Yeastar ، سنگوما و … ) و یا نرم افزار سیستم تلفنی تحت شبکه ( نظیر سیستم تلفنی ایزابل ، نرم افزارCUCM ، نرم افزار Freepbx و نرم افزارهایی که توسط شرکت های مختلف طراحی و تولید شده اند )
• بررسی زیرساخت شبکه کامپیوتری ، سوئیچ های شبکه ، کابل کشی ها و رفع نواقص احتمالی آن ( لازم به ذکر است سیستم تلفنی VOIP بر روی شبکه موجود در یک مجموعه ، قابل پیاده سازی بوده و نیاز به کابل کشی مجزا ندارد(
• انتخاب سرور و یا کیس کامپیوتر به منظور نصب نرم افزار ، در صورتی که قصد استفاده از سیستم تلفنی های تحت شبکه نرم افزاری را دارید ( اگر گزینه انتخابی شما دستگاه IPPBX سخت افزاری است ، نیاز به کیس کامپیوتر و یا سرور کامپیوتری نخواهید داشت)
• هزینه پیاده سازی سیستم تلفنی در صورتی که دانش کافی جهت نصب و راه اندازی نرم افزار و اعمال تنظیمات لازم بر روی سخت افزارهای مورد نیاز در سیستم تلفنی تحت شبکه را ندارید.

در پایان باید بگوییم پیاده سازی سیستم تلفنی VOIP هزینه ثابت و مشخصی نداشته و متناسب با نیازها و امکانات درخواستی شما محاسبه می گردد.