در سال‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی و تولید تلفن‌هایی با سیستم عامل و مناسب و جدید برای کسب و کار، زمان بسیار مناسبی است تا استفاده از سوئیچ شبکه را بهبود بخشیده و از آن به عنوان یک ارائه‌دهنده سیستم VoIP بهره‌مند شویم. در بیشتر موارد راه اندازی VOIP و ایجاد تغییرات بسیار به صرفه بوده به طوری که شرکت‌ها می‌توانند از قابلیت‌های بیشتر با صرف هزینه کم‌تر استفاده نمایند. از جمله محصولات مرتبط می‌توان به کارت voip، تجهیزات voip، گیت وی ویپ اشاره کرد.
برای راه اندازی VOIP و تغییر در کسب و کارتان رعایت این هفت مرحله پیشنهاد می‌شود:
۱ـ قبل از راه اندازی VOIP تعداد کاربران را مشخص نمایید.
اولین گام برای نصب و راه اندازی VOIP مشخص کردن تعداد کاربرانی است که قرار است از این سیستم استفاده نمایند. در واقع آگاهی از تعداد کاربران شما را در انتخاب تعداد خط یاری می‌رساند و یا اینکه اینترنت مورد استفاده در دفتر شما جوابگوی تعداد کاربران خواهد بود یا خیر. شاید برای شما جالب باشد که چگونه تلفن‌های IP می‌توانند هزینه‌های شما را کاهش دهند، یکی از عوامل کاهش دهنده‌ی هزینه ایجاد شماره‌های داخلی برای کاربران است. این کار هزینه خرید خطوط تلفن را کاهش می‌دهد زیرا در غیر این صورت کارفرما مجبور به تهیه‌ی یک خط برای هر کاربر می‌شود.
۲ـ اطمینان حاصل کنید اینترنت مورد استفاده در شرکت به اندازه کافی سریع است:
بعد از مشخص نمودن تعداد کاربران حال حاضر و پیش‌بینی آینده، نوبت به بررسی سرعت اینترنت مصرفی در شرکت است.
در راه اندازی VOIP بررسی سرعت اینترنت به دو دلیل مهم است:
۱ـ سرعت کم اینترنت موجب می‌شود تا تماس تلفنی ایجاد شده توسط سیستم ویپ از کیفیت مطلوبی برخوردار نباشد. که این عامل تأثیر بسیار بدی بر روی کسب و کار خواهد گذاشت.
۲ـ استفاده از اینترنت پر سرعت می‌تواند در وقت شما بسیار صرفه‌جویی نماید. به همین دلیل یا باید شرکت ارائه‌دهنده اینترنت را تغییر دهید و یا اینترنت مصرفی خود را ارتقاء دهید.
بسیار روشن است که شما نمی‌خواهید بدون اطلاع از پشتیبانی اینترنت از سیستم تلفنی ویپ، آن را راه‌اندازی کنید. پس بهتر است قبل از اقدام بررسی‌های لازم را انجام دهید که البته این اقدام، کار شواری نیست.
۳ـ تخمین بودجه راه اندازی VOIP:
سیستم VoIP طیف وسیعی از ویژگی‌ها را ارائه می‌نماید که استفاده از آن بسیار آسان بوده اما ممکن است هزینه اولیه راه‌اندازی آن کمی زیاد باشد. به همین دلیل است که بودجه شما در اوایل فرآیند بسیار مهم است.
مشاوران ما در شرکت سانا ارتباط پردیس با بررسی تعداد کاربران و همچنین نیاز سیستم، گزارشی از تجهیزات مورد نیاز و قیمت آن‌ها در اختیار کارفرما قرار می‌دهند. پس از بررسی توسط کارفرما و تأیید آن، کار توسط تیم فنی شرکت سانا ارتباط پردیس شروع خواهد شد. البته این را در نظر داشته باشید که شاید هزینه راه اندازی VOIP در ابتدا مبلغ قابل توجهی باشد اما بعد از آن خواهید دید که چگونه می‌تواند سایر هزینه‌های سیستم تلفنی شما را کاهش دهد.
۴ـ تعیین نیازها و انتظارات کارفرما:
این سیستم تلفنی از ویژگی‌های بسیار زیادی نظیر: شماره تلفن‌های منحصر به فرد برای هر کارمند، روتر Autocall، پیام منشی صوتی، کنفرانس تلفنی، اپ‌های موبایل و غیره برخوردار است. ابتدا باید بدانید که کدام ویژگی‌های خاص برای کسب و کار شما مفید و قابل استفاده خواهد بود.
به عنوان مثال شاید شما بخواهید یک سیستم VOIP home-based را راه‌اندازی کنید اما این کار شما را دچار مشکلات زیادی می‌نماید و همچنین نیاز به یک برنامه تلفن همراه مطمئن خواهید داشت. یا شاید شما یک سیستم با بیش از ۱۰ خط نیاز دارید که در این حالت، قوانین مسیریابی تماس عمیق خواهند بود.
در راه اندازی VOIP به موارد زیر توجه نمایید:
۱ـ در ابتدا لیستی از انتظارات خود را از سیستم تلفنی Voip بنویسید و اینکه چرا می‌خواهید آن را راه‌اندازی کنید؟ ( تماس تلفنی، کنفرانس تلفنی، تماس تلفنی در حال حرکت و غیره)
۲ـ در رابطه با ویژگی‌های سیستم تلفن VOIP تحقیق کرده و یا با مشاوران متخصص در این زمینه تماس بگیرید.
۳ـ دو لیست تهیه نمایید: اولی ویژگی‌هایی که نیاز دارید و باید فراهم شود، دومی ویژگی‌هایی که در سیستم ویپ وجود دارد اما شما به آن نیازی ندارید.
در واقع تهیه این دو لیست تصمیم‌گیری شما را در روند راه‌اندازی سیستم تلفنی VOIP تسریع می‌کند.